Apple ha integrado la aplicación Recordatorios en Calendario. Hará falta entender de verdad ambas para no caer en el caos

Una de las características rumoreadas antes de la WWDC 2024 pero no anunciadas por Apple durante la keynote es la integración de la app Recordatorios dentro de Calendario. Siguen siendo aplicaciones independientes, pero la primera se integra en la segunda. Sí, es algo que Microsoft y Google hicieron hace tiempo.

A partir de iOS 18 y macOS 15 Sequoia podremos ver y gestionar tareas pendientes desde la app Calendario, junto a los eventos. Más allá de que este cambio solo sea para aplicaciones nativas de un solo fabricante, plantea algo interesante: cómo organizamos nuestro día a día entre tareas y citas.

La diferencia.

Suena obvio, pero a menudo se mezclan sin criterio. Y además tendemos a poner fechas a todas nuestras tareas "por si acaso", o para que no se nos olviden. Pero asignar una fecha arbitraria a algo que en realidad no tiene plazo solo genera estrés. Y frustración en cuanto se nos acumula el trabajo.

No todas las tareas son urgentes ni tienen una fecha límite natural.

Cuándo fechar tareas. Solo deberíamos hacerlo en dos casos.

El resto de tareas (compras, recados, lecturas pendientes, llamadas por hacer) será mejor dejarlas en listas temáticas sin fecha, y luego dedicar un rato diario o semanal a revisarlas y avanzarlas. Saturar la agenda con falsas fechas límite es contraproducente.

No sigo el método GTD, pero es uno de sus principios y lo comparto.

Consejos para una integración así. Ya sea con el combo de apps de Apple o con cualquier aplicación de un tercero que integre recordatorios y calendario.

En perspectiva. La integración de Recordatorios en Calendario es un buen paso para ayudarnos a tener una visión más realista de nuestro tiempo, pero para sacarle partido de forma razonable necesitamos tener clara la diferencia entre tareas y citas. Y créeme: no todo el mundo la tiene.

No se trata tanto de optimizar nuestro tiempo como de darle sentido.

Imagen destacada Guille Lomener (Applesfera), Mockuuups Studio

En este blog La pequeña gran joya de la productividad es un método de lo más simple: la regla de los "dos minutos"